生活好物 【教學】這些格式錯誤很多人都犯錯,你一定要留意的文件要點

【教學】這些格式錯誤很多人都犯錯,你一定要留意的文件要點

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石先生在 Facebook 看到這個分享的時候就覺得一定要寫下來作一個紀錄,因為這是一件很重要的事,特別是平常是以製作 Excel 為已任的朋友。

話説石先生在 HKCEE 的時候有修讀 Typing 這個已結束歴史任務的學科,對不少朋友來説這個學科是一件很奇妙的事。因為一台打字機就有 30 多個字符,要在這些字符中分出學生的高低,而且在考試除了考速度,也就是跟著指示來打字,感覺要拿低分也很難吧!


這樣的想法並不意外,但實際上 Typing 這學科除了考核打字速度外,更重要的是格式,學生如何在一張白紙上利用 30 多個字符做出適合的格式,把文件做得清晰可見才是重點。


在那個沒有 Word、Excel,不能後製,只能一次準備好的時候,每一個字的輸入便很重要。這樣的訓練反而較現在直接學習選擇多樣的 Word、Excel、Powerpoint 來得好。因為在思考的時候會有一條隱藏的線,讓一切都做得更好。

下面這個表的顯示方式就跟 Typing 的要求有點相似,日期及文字要靠左、數字要靠右,並去掉沒有用的小數,而在粗體上也要用得其所。這樣的要求其實不僅用在 Excel 上,也適合用在 Word 與 Powerpoint 等各類文件裡。(更多的請留意下面的圖表)

另一個很重要的東西就是我們在製作時必須先完成好打字的部份,先把字都打好,然後再設計有關的格式把他做得更美,這樣便可以把製作的速度加倍,格式也更漂亮。

最後給大家説幾個要點:


  • 先打字再格式
  • 不要任何顏色(包括表格與字體)
  • 不要全部格線(不論內外)
  • 把重複的日子與項目整合
  • 文字等資料全部靠左排
  • 日期及數字等全部靠右排
  • 數字等省略小數點
  • 項目之間加大間距
  • 真正很重要的才著色(黒的對比如紅、藍、綠都不錯,易深不易淺)
  • 可省略的符號等全部在上方顯示

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