【教學】3 個讓 Gmail 更具生產力,工作更便捷的實用方法

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レデイオヘツド会社手記 那邊看到「Email 生產力方案」這樣的一篇文章,不僅讓石先生學到更多,也想起朋友 L 以前說過的一番話。「其實你工作上有不少事情是可以分享的,不少是很特別的生產力工作,你有機會應該分享一下。」好吧!也許就在這失眠的晚上,與大家分享一下如何好好的使用 Gmail,讓工作力提升,賺取更多的休息時間。

要好好的活動 Gmail 方法其實不太難,也沒有什麼大道理,都是一些容易做到的小方法,只是大家平常沒有注意而已。首先,大家要活用 Gmail 的第一個做法,就是先把現在 Gmail 裡的所有郵件看一遍,把該回覆的回覆,看完需要留下來的則分類,存放在不同的檔案夾後封存,沒有用的直接刪除,其餘一切就放到垃圾郵件吧!


 

把 Facebook 電郵都扔進 Spam

是的,第二個要點就是把一切你不知道如何處理的郵件放在垃圾郵件(Spam)中,其中最需要放進 Spam 內的便是 Facebook 的通知郵件。若你把 Gmail 看作是工作的地點,是工作的地方,那 Facebook 的通知郵件便是遊樂的東西,不是工作的東西,這樣它便不出現在 Gmail 內。

也許你會說:不是啊!Facebook 的通知郵件也是有一定用途的啊!

若你有這樣的想法,這很好,但這些通知郵件的內容,我們其實都可以在 Facebook 上的通知看到,根本沒有出現在 Gmail 內的必要,所以我們要把它們從 Gmail 內清除,而最簡單的方法就是把一切的 Facebook 電郵都扔到 Spam 內。除了 Facebook 的通知電郵外,其他一切與工作的電郵,例如:優惠、會員通訊等一切能夠不申請的都儘量不要申請,這樣便可以第一部把 Gmail 內的垃圾清除乾淨。

 

未讀電郵維持在單位數

電郵與我們的工作是相同的,它是一種會不斷增長的東西,我們每隔一段時間不看它,它便會不斷的增長,直到數字完全超越你的想像。為了能夠把該看的看完,我們應該養成每天閱讀的習慣,把它們每天都看一看,讓它維持在 10 封以下,也就是單位數的情況。因為只有維持在單位數內,這才是一個我們願意點進去的未閱讀數。

在每天閱讀的時候,也請務必記位一個重點,把該回覆的回覆,看完需要留下來的則分類,存放在不同的檔案夾後封存,沒有用的直接刪除,其餘一切就放到垃圾郵件吧!這樣的做法與郵件增加能夠造到成反比的情況,讓你的郵件數減少,慢慢的擺脫郵件太多的情況。

 

使用 BOOMERANG

誠如「說明書」上說的一樣,每一家公司內總有些人喜歡在夜半時分工作的,給全公司的同事發電郵,以證明自已正在努力工作。若你對這個情況不太開心也不必太介懷,因為你從今天開始也可以這樣做了!

BOOMERANG 是一個可以安裝在 Gmail 內的工具,你可以通過它來設定郵件發送的時間,安裝後可以指定寄出的日期、時間,而一切的內容則會放在他們的伺服器上,直到定時才發送出去,而需要修改則可以到他們的版面去修改。服務基本分免費與付費功能,其中免費的可以在一個月內發送十次,而更多的就要付錢囉!

 

要好好使用 Gmail 來提高自已的生產力其實不太難,只要把沒有用的東西棄掉就可以,情況就如我們日常棄掉垃圾一樣,只要做好丟棄的工作,做好分類,要多點休息的時間,一點也不難啊!




【此文章刊載於石先生部落;標題:【教學】3 個讓 Gmail 更具生產力,工作更便捷的實用方法;本篇文章為贊助內容;強制廣告:HisTrend.HK 給你不一樣的科技產品】