【傳媒與公關】超用心的 Media Trip 資料,從記者的角度出發


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說起這個【偽君子】系列,有一些是媒體與公關之間之事。雖然【偽君子】系列提到的事情大多發生在入世未深的菜鳥公關身上,但其實有壞也有好,遇到貼心之事也得在這裡說明,這樣才能達到共諸同好,分享學習的功能,不然又怎夠偽君子呢?

這次要說的是早前出發往 Tokyo Game Show 2013 採訪時的一份採訪行程資料。雖然 Stone IP 的行程並非有關公司安排的 Media Trip,而是公司自付的採訪行程,唯當中還是有雙方需要協調、預約時間採訪等情況,所以跟有關公司討論也就理所當然。

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按各大公司的合作經驗,預約採訪等行程大概就電郵確認,即使是一些安排好一切的 Media Trip 也不過是簡單的表格列明時間表,像這一次那樣的詳細 PPT 展示實在超罕見的。


石先生會說超罕見的原因是這一份的 Media Trip 資料並非一份供全部採訪記者而製作的行程資料,而是一份按個別需要,按不同媒體各自預約時間與需要而製作的 Media Trip 行程資料,並加上在時間、地點、事件以外,還配合圖片與地圖,實在是超貼心的。

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以 Stone IP 自已的行程為例,會出席的也就發佈會、接著的晚宴與專訪,至於別的項目完全沒有參與。有關的公關因此也就把這三個項目放在這份資內內,並附以預計抵達時間、活動時間、名字與詳細地址,至於不同日期的更以顏色分開以免誤會。

這些資料看似基本,即使沒有,也不會造成什麼問題,畢竟活動時間地點都不會更改,加上一整團人的前往,不會有什麼問題。奈何,世事往往出乎意料。人在外,有什麼突發情況、行程更動,需要俓自前往之時,一份詳細的行程資料便是得力助手,讓你無需手忙腳亂的擔心,可以安心的追上大隊,即使無法使用電話或網絡通訊,也不會錯過任何事宜。


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貼心的是,公關還考慮到若沒有地圖或網絡在手,即得得知地址也沒有作用,所以在資料內附上區內地圖,方便尋找。

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以上面第 2、6、7 頁為例,展覽會的基本資料,舉行的地點、時間及館內地圖算是出差的基本資料,縱使跟行程有關,只是作為前往工作的記者,自行也該準備好這些基本的採訪資料,但公關還是很細心的把這些資料準備好,並附上地圖,從記者一旦忘記的的心態去想。

這一舉動讓記者只要拿著這一份的 Media Trip 行程資料,基本上就不用擔心錯過任何活動,即使掉團或自行離開一段時間,也不會有任何困擾、擔心,實在是超貼心的。試問誰不會想要一份行程清晰,又僅屬於我個人的資料呢?


石先生在此還是要再次表達感謝,因為製作一份資料需時,按各人需要製作多份資料更需時,公關實在是很用心啊!





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